Contoh E-mail Untuk Mengontak Calon Profesor Pembimbing di Luar Negeri


Mendapatkan Letter of Acceptance adalah tahapan yang harus dilakukan oleh kita yang ingin melanjutkan jenjang pendidikan pasca sarjana di luar negeri, entah dengan jalur beasiswa ataupun tidak. Ada banyak sekali calon mahasiswa yang terhenti dalam tahapan ini, karena bisa jadi karena ketidaktahuan bagaimana cara mendapatkan Letter of Acceptance tersebut. Untuk mendapatkannya, tentu saja anda harus terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari calon profesor pembimbing anda di luar negeri. Mungkin ada di antara anda setelah membaca cara Menghubungi profesor di Jepang sebagai pembimbing, masih bingung dengan bagaimana cara mengontak calon profesor pembimbing di luar negeri. Oleh karena itu di artikel ini akan saya berikan contoh format e-mail untuk mengontak calon profesor pembimbing di luar negeri.

Proses pencarian calon supervisor (pembimbing akademik) kita di luar negeri sampai dengan mendapatkan Letter of Aceptance (bukti penerimaan dari perguruan tinggi) biasanya memerlukan waktu yang lumayan lama, bisa sampai satu tahun lebih. Ada kalanya e-mail yang kita kirimkan tidak direspon sama sekali, atau dibalas setelah menunggu sekian minggu. Ada kalanya pula kita harus mengirim e-mail ke beberapa profesor, sebelum akhirnya ada yang merespon e-mail kita.

Secara umum e-mail yang kita kirimkan untuk pertama kali kepada calon pembimbing kita, setidaknya harus memuat:

- nama lengkap

- afiliasi (institusi kita) di Indonesia

-pekerjaan

- nomor kontak (handphone atau telepon kantor)

- riset proposal

- curiculum vitae (daftar riwayat hidup)

- alamat website (jika ada)

Beberapa tips dalam menulis e-mail kepada calon supervisor
Pergunakanlah e-mail resmi anda, untuk mengontak profesor tersebut, misal e-mail tempat institusi kita bekerja, atau e-mail perguruan tinggi kita (jika masih aktif sebagai mahasiswa). Pada banyak kasus di perguruan tinggi di Jepang (mungkin juga di negara lain), e-mail dari yahoo, gmail, dll secara otomatis masuk folder spam, jadi otomatis akan “diabaikan” oleh calon pembimbing kita.

Pergunakanlah subject e-mail yang jelas, misalnya: nama program studi yang ingin dimasuki, atau judul riset anda. Perlu diketahui juga bahwa calon supervisor kita di luar negeri adalah boleh dibilang seorang “superstar” di bidangnya, dengan e-mail yang ratusan hingga ribuan tiap harinya (demikian juga supervisor saya saat ini). Jadi jangan membayangkan e-mail anda akan mendapatkan perhatian jika subyek e-mail anda biasa-biasa aja :).
Sebisa mungkin anda mempunyai website, blog atau foto diri anda yang bisa diakses oleh calon pembimbing anda. Sebagai contoh: supervisor saya saat ini, waktu itu tertarik untuk menjadikan saya sebagai murid setelah melihat beberapa foto saya yang saya upload di friendster :D. tentu saja waktu itu, saya menyertakan link friendster saya di e-mail saya :). Itu untuk pertama kalinya saya menyertakan link tersebut di e-mail saya ketika mengontak calon supervisor (profesor pembimbing), dan hanya dalam waktu sehari kemudian email saya langsung dibalas :). Bisa jadi, dengan melihat foto kita, sang calon supervisor akan tahu kepribadian kita sesuai dengan yang dia inginkan atau tidak.
Tulislah dalam kalimat yang lugas tetapi tetap sopan. Ada senior yang menyarankan untuk mengibaratkan calon supervisor kita adalah bapak calon mertua kita :D, jadi tahulah bagaimana sopan santun berbicara dengan calon mertua kita hehe.  Setelah kita mendapatkan respon baik dari calon supervisor kita, jangan lupa untuk tetap menjaga kontak dan tatakrama yang baik.
Contoh e-mail untuk menghubungi calon supervisor anda bisa anda lihat berikut ini
(jangan lupa dimodifikasi sesuai dengan keadaan anda) :

e-mail Subject: International Graduate Program Tokyo Institute of Technology

Dear sir,

This is to introduce my self Mokh. Sholihul Hadi. I am an academic staff at Dept of Electrical Engineering, State University of Malang.

I would like to Pursue Master degree in Nano electronics at Tokyo Institute of Technology start from Oct 2008. Enclosed, please find draft of my research proposal as well as my curriculum vitae.

I am hopping that my research topic is relevant to the research area in your department and you are willing to supervise my work. However, if the research is not related to your research interest, I do not mind changing the research topic to your research interest.

FYI, the Indonesian government through Department of National Education will provide funding for academic staff to study overseas. The conditions is by 30 March 2008, the academic staff need to have valid offer letters from overseas university (Based on the letter of Mr. Fasli Jalal –General Director of Higher Education, no 707/D/T/2007 dated 14/12/2007)

Soon after I receive your confirmation as my supervisor, I will lodge an official application. I am waiting for your advice. Should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.

Best regards,

Mokh. Sholihul Hadi

Dept. of Electrical Engineering

StateUniversityofMalang

Indonesia

Phone: +6281*********

website: msholihulh.wordpress.com [contoh]

About these ads

24 comments on “Contoh E-mail Untuk Mengontak Calon Profesor Pembimbing di Luar Negeri

  1. ass….perkenalkan mas saya wawan guru bahasa jepang sman 2 banda aceh .Insyaalah bulan depan saya akan menyelesaikan s1 Jurusan Teknik Informatika.Setelah itu berencana melanjutkan s2 ke jepang. Mohon petunjuknya…untuk mendapatkan profesor ( maaf mas saya sudah punya pengalaman sebagai peserta magang 3 tahun di nagoya) jadi untuk penyesuaian diri insyaallah tidak mempunyai masalah…saya sudah coba2 membuka hal web profesor tapi belum tahu harus mulai dari mana..Terimah kasih sebelumnya mas

    wawan ( banda aceh)

  2. mas…Letter of aceptance itu masanya berama lamanya dari kita merimah LoA tersebut? apakah masih bisa digunakan apabila kita masuknya tahun depannya?

    arigatou
    wawan

  3. silahkan saja pilih calon pembimbing yang sesuai dengan rencana riset mas wawan. bisa dilihat juga list publikasi beliaunya. setelah dirasa cocok, cobalah menghubungi e-mail beliau. pakai saja draft surat yang ada di postingan ini, edit dan sesuaikan dengan keadaan mas wawan. selanjutnya jika dibalas, berarti ada sinyal untuk diterima. kalau tidak dibalas, jangan patah semangat untuk coba lagi dan lagi ke profesor yang berbeda.
    tentang LOA biasanya tertulis tahun masuknya di letter of acceptance, jadi tidak bisa digunakan untuk tahun selain tertulis di LOA tersebut, jadi ada istilah LOA kadaluarsa. Biasanya bisa minta bantuan calon pembimbing untuk memperbarui LOA yang sudah kadaluarsa tersebut. semoga membantu

  4. Terima kasih mas atas jawaban yang sangat membantu saya, dan memberikan izin untuk memakai draf yang ada di postingan ini….

    .(FYI, the Indonesian government through Department of National Education will provide funding for academic staff to study overseas. The conditions is by 30 March 2008, the academic staff need to have valid offer letters from overseas university (Based on the letter of Mr. Fasli Jalal –General Director of Higher Education, no 707/D/T/2007 dated 14/12/2007)…….

    Mas mau tanya kondisi yang diatas…kondisi pernyataan tersebut ( beasiswa dikti) apakah sudah mas dapatkan sebelum mengajukan ke pembimbing atau beasiswa tersebut akan didapatkan saat sudah menerima LOA dari pembimbing ? mohon penjelasannya mas….karena di Aceh sekarang sedang buka beasiswa ke luar negeri.

    terima kasih

    wassalam wawan

  5. wah tulisanya sangat inspiratif…..
    kira waktu yang tepat untuk mencari pembinbing itu kapan…???
    apakah harus di sesuaikan dengan jadwal penerimaan mahasiswa baru di luar negeri atau gimana…????
    mohon bantuanya :D

  6. Halo mas, untuk beasiswa Dikti bagi Tenaga Kependidikan (no dosen): misalnya akan mengambil S2 yang bukan research (tapi Course work)> itu bagaimana menghubungi calon pembimbingnya? kan nantinya tidak ada penelitian (hanya course work). Mohon dibantu ya mas.
    Terima kasih.

  7. Assalaamu”alaikum…. Mas jika tidak keberatan mohon diemailkan ke saya contoh draft yg waktu itu njenengan lampirkan pada saat pertama kali menghubungi calon supervisor. Jazakallah

  8. Asslm, mas sy baru mw slesai s1 ilmu sosial. sy berencana mencari beasiswa untuk melanjutkan s2 di luar negeri dan saya tdk tahu bagaimana cara mendapatkan LoA dan mendapatkan kontak profesor? mohon bantuannya :)

  9. aslm’lkm mas,,, terimakasih sekali ini postingan sangat membantu,saya berencana mau ngirim LoA untuk mengontak calon profesor bimbingan saya kelak, tetapi masih bingung nulisnya seperti apa, bolehkah saya minta contoh LoA punya mas, sebagai pedoman bagi saya. mohon bantuannya. terima kasih :) ini alamat email saya :hasbinurmi@rocketmail.com

Silahkan tuliskan Komentar anda

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s